Slackit, Teamsit ja Yammerit ovat olleet arkipäivää monissa työyhteisöissä jo pitkään, mutta poikkeusaikana niiden varaan kaatui jotakuinkin koko työyhteisöviestintä. Perinteisin tapa sisäisten sosiaalisten medioiden käyttöön on hyvin tehtäväkeskeinen. Palaverit hoituvat tehokkaasti, kun mennään suoraan asiaan ja vältetään (päälle) puhumista.

Tämä on tehokasta ja usein hyvin tarkoituksenmukaistakin toimintaa, mutta jos hoidamme etätyössä kaikki palaverit ja työyhteisön kohtaamiset vain tehokkaasti pois alta, mitä siinä menetämme? Mahdollisesti paljon jäsentymätöntä ja hiljaista tietoa, sitä valmiiksi pureskelematonta, mutta juuri siksi niin rikasta ja vapaata tajunnanvirtaa, mikä katoaa tehokkaissa etäpalavereissa yhtä nopeasti kuin herkut kaapeista korona-ajan etätöissä.

 

Etätyöskentelyssä on tehtävä itsensä näkyväksi— sitouttava työyhteisöviestintä tarjoaa siihen riittävästi paikkoja

Tehokasta ja tehtäväkeskeistä viestintää toki tarvitaan, mutta vastapainona on oltava myös jotain muuta. Vähemmän tehoa, enemmän ihmistä. Teknologiavälitteisessä vuorovaikutuksessa on jatkuvasti viestittävä, jotta tulisi nähdyksi, ja kaikki tarvitsevat nähdyksi tulemista työyhteisössään, vaikka työ olisi kuinka itsenäistä tietotyötä.

Millä keinoilla näkyväksi tulemista voisi tukea? Ainakin tarjoamalla riittävästi erilaisia kanavia ja tapoja tuoda omaa ääntä esiin myös omien työprojektien ulkopuolella. Tilaa kysyä, kommentoida ja heittää ideoita koko työyhteisön edessä. Jos viestintä on piilossa, syntyy paitsi enemmän päällekkäistä työtä, myös vähemmän innovaatioita ja luottamusta.

 

Luottamus lisää tiedon jakamista

Luottamuksen rakentaminen on keskeistä, kun tavoitteena on lisätä viestintää työyhteisössä, mutta yksi sapluuna ei sovi kaikkiin työyhteisöihin. Joissakin työyhteisöissä yhteinen luottamusta ja yhteisöllisyyttä tukeva virtuaalikahvitauko onkin vaivaannuttava hiljainen hetki, joka vie enemmän energiaa kuin antaa. Joissakin työyhteisöissä keskustelut ajautuvat puolestaan työasioihin, jolloin yhteisestä hengähdyshetkestä tuleekin vain huonosti jäsennelty, ylimääräinen työpalaveri. Sopisiko niille, jotka arkailevat puheenvuoron ottamista ryhmässä esimerkiksi aktivoivat kyselyt, joihin voisi osallistua kirjoittamalla viestinsä chattiin? Rohkaisu kahdenkeskisiin videokahvitaukoihin? Tai yhteisen ajan pelillistäminen esimerkiksi Kahoot-visoilla tai muilla kepeillä viikkohaasteilla?

Myös tunnustusta tiedon jakamisesta tarvitaan. Peukuilla, kommenteilla ja julkisilla kehuilla ja kiitoksilla on yllättävän suuri merkitys tietotyöläisen työhyvinvoinnin kannalta. Mitä useampi työntekijä osallistuu vuorovaikutukseen, sitä vastavuoroisemmaksi tiedon jakaminen tulee. Sitouttava työyhteisöviestintä lisää työnimua, mikä puolestaan lisää työn tuottavuutta, jolloin itse asiassa vähemmän tehokkaat kohtaamiset tehostavatkin lopulta myös työntekoa.

 

Top 3 vinkit sitouttavampaan etätyöviestintään:

Pue yhteiset työviestinnän tavoitteet ja tavat sanoiksi. Jos yrityksessäsi on tavoitteena purkaa työyhteisöön syntyneitä siiloja, kannattaa siitä keskustella ääneen. Mitä näkymättömiä rajoja työyhteisössä on? Mitä hyötyä paremmasta tiedon kulkemisesta siilojen välillä olisi yksittäisen työntekijän kannalta? Käytännöllisten etätyövinkkien jakaminen työyhteisössä on myös hyvä tapa, jota voi johtaa esimerkin voimalla. Pienillä teoilla voi tehdä omasta etätyöskentelystä sekä itselle että toisille miellyttävämpää, kuten Täsmävinkit Teamsin käyttöön ja videopuheluetiketti opastavat.

Tee tilaa epäviralliselle. Käytäväkeskusteluja tarvitaan, mutta aikasyöppöjä niistäkään ei tarvitse tehdä. Ota tavaksi puhua niitä näitä edes etäpalaverin alussa ensimmäiset viisi minuuttia ja tee se mielellään videoyhteydellä. Tarjoa myös työyhteisöviestinnän alustallanne paikkoja työhön liittymättömälle viestinnälle.

Rakenna organisaatiokulttuuria ”pakkoetätyön” synnyttämillä uusilla oivalluksilla. Mitä uusista tavoista haluatte pitää ja mitä ette? Onko työyhteisössänne palavereita liikaa tai liian vähän? Pitäisikö palaverikäytäntöjä päivittää? Onko yrityksessänne valloillaan ”yksin puskemisen” -kulttuuri, eikä epävarmuutta tai avun tarvetta uskalleta ilmaista? Jos työt jatkuisivatkin vielä pitkään näin, katoaisiko yhteenkuuluvuuden tunne olemattomiin?

 

Haluatko kehittää viestintää ja tiedon jakamista työyhteisössäsi? Tervetuloa Tulus-akatemian kurssille kuulemaan lisää sitouttavan työyhteisöviestinnän keinoista. Ilmoittaudu nyt!

 

 

Kirjoittaja

 

Laura Merilä
Tiedottaja
laura.merila@tulus.fi
p. 050 579 3207

 

Laura Merilä (FM) on erikoistunut työelämän vuorovaikutussuhteisiin ja organisaation sisäiseen viestintään. Viestintä- ja vuorovaikutuskouluttajana Laura pureutuu viestintäkäyttäytymiseen sekä vuorovaikutuksen dynamiikkaan niin kasvokkais- kuin verkkoviestinnässäkin. Gradussaan Laura tarkasteli työyhteisöviestinnän ilmiöitä organisaation sisäisessä sosiaalisessa mediassa.