Microsoft-Officen Teams on yksi paljon käytetty ohjelma etätöiden teossa. Tuluksen Teams-kouluttajat Minna Kumpu ja Siru Salminen jakavat käytännön vinkkinsä ohjelman käyttöön.

 

Liikennevalo kertoo, oletko vapaana

Teams-käyttäjän tiedoissa näkyvä vihreä, keltainen tai punainen merkki kertoo, onko käyttäjä parhaillaan tavoitettavissa. Nämä liikennevalot ovat hyvä keino etätyöskentelyn avuksi. Niitä voi vaihtaa klikkaamalla omaa kuvaansa oikeasta yläreunasta. Liikennevalo on helposti tulkittava viesti kollegalta siitä, haluaako hän sillä hetkellä vastaanottaa puheluita tai osallistua keskusteluun.

Punainen valo palaa automaattisesti silloin, jos käyttäjä on Teams-kokouksessa tai puhelussa. Punainen ”Älä häiritse” -merkki poistaa kaikki Teamsin ilmoitukset käytöstä. Se on kätevä esimerkiksi silloin, jos itse vetää etäkoulutusta eikä halua, että ruutuun pompsahtelee ilmoituksia.

 

Teams-käyttäjän tiedoissa näkyvä vihreä, keltainen tai punainen merkki kertoo, onko käyttäjä parhaillaan tavoitettavissa.

 

Nimeä chat-keskustelut, pysy kärryillä

Chat-toiminto on meille itsellemme eniten käytetty Teamsin ominaisuus. Sen merkitys on korostunut viime viikkoina entisestään, kun sermin taakse huutelu on ollut kokonaan tauolla.

Chatin kautta voi käydä keskustelua yksityisesti tai ryhmässä, ja päivän aikana viestiketjuja voi kertyä todella monta.

Keskustelut voi nimetä klikkaamalla kynän kuvaa, joka näkyy keskustelijoiden nimen vieressä. Nimettyjä keskusteluketjuja on huomattavan helppo hallita ja niihin löytää tarvittaessa myöhemmin takaisin.

Muuten, peukutus on kätevää: sillä voi nopeasti ilmasta ”ok, olen noteerannut viestisi” ilman, että lähettää uutta viestiä.

Keskustelut voi nimetä klikkaamalla kynän kuvaa, joka näkyy keskustelijoiden nimen vieressä.

 

Nauhoitettu kokous on kätevä perehdytysmateriaali

Teams-kokoukset on helppo nauhoittaa ja tallentaa. Nauhoitus-toiminto löytyy klikkaamalla kokouksen alareunan palkissa näkyvää kolmea pistettä.

Nauhoitettu koulutus voi olla kätevä materiaali esimerkiksi kesätyöntekijän perehdytykseen (ja kyllä, myös koulutukset pidetään Teamsissa kokouksina – eli kaikki liittyvät samaan kokoukseen ja yksi kouluttaa muita).

Teams-kokoukset on helppo nauhoittaa ja tallentaa. Nauhoitus-toiminto löytyy klikkaamalla kokouksen alareunan palkissa näkyvää kolmea pistettä.

Pieni silppu pysyy hallinnassa omilla kanavillaan

Meillä Tuluksessa on tehty omat kanavat muun muassa poissaolojen ilmoittamiseen ja junalippujen hallinnointiin. Junaliput-kanavalla jokainen junankäyttäjä (jotka toki ovat käymässä harvinaisiksi tällä hetkellä!) merkitsee käyttämänsä sarjalipun numeron sekä varaamansa paikkojen lukumäärän. Kaikki pysyvät kärryillä siitä, montako matkaa lipulla on vielä jäljellä. Toimii!

Sisäinen viestintä on tietysti paljon muutakin kuin työasioita. Meidän Ripaus hömppää -kanavallamme jaetaan vinkkejä muun muassa kotikuntoiluun. Tällä viikolla aloitimme yhteiset kahvitauot, jollaisen kuka vaan voi käynnistää taukorupattelua kaivatessaan. (Käytännössä kahvitauko on arkisin koko päivän käynnissä oleva kokous, johon kuka vaan voi koska vaan piipahtaa).

 

Tarvitsetko apua?

Tulus-akatemia tarjoaa kevään ajan tunnin Teams-koulutuksia yrityksille, hinta alkaen 250 € + alv 24 %.  

Koulutuksen sisältö:

  • Teamsin käytön aloittaminen, tiimien ja kanavien luominen ja hallinta
  • Tiedostojen yhteiskäyttö ja muistiinpanotyökalut
  • Keskustelut

Hoidamme koulutuksen järjestelyt + osallistujien kutsumisen mukaan.  Koulutukseen voi osallistua max. 20 ihmistä.

 

 

Tilaa koulutus Minnalta tai Sirulta

Minna Kumpu

Minna Kumpu
digitaalisen viestinnän projektipäällikkö
p. 050 579 3203, minna.kumpu@tulus.fi

 

 

Siru Salminen
viestintäkoordinaattori
p. 050 579 3206, siru.salminen@tulus.fi

 

 

TARVETTA LISÄKIPINÄLLE?
Tilaa uutiskirjeemme!
Tarjoamme säännöllisesti inspiraatiota ja
oivalluksia viestinnän voimasta.
 Tilaa
close-link
Share This