Hei kaikki jouluihmiset, ja tavalliset kuolevaiset! Viimeistään nyt kannattaa ryhtyä kehittämään pientä joulustressiä. Me Tuluksella välitämme teistä ja haluamme siksi tarjota parhaan osaamisemme joulun kunniakkaaseen läpivientiin.

 

”Projektinhallinta tarkoittaa resurssien organisointia ja hallintaa sellaisella tavalla, että projekti voidaan päättää suunnitellun sisältöisenä ja laatuisena, aikataulun sekä budjetin mukaisesti.”

 

Mitä tavoitellaan?

Mieti ensimmäisenä, mistä hyvä joulu koostuu juuri sinulle ja tärkeimmille sidosryhmillesi. Haluatko viettää ihanan kiireisen joulukuun lanttuja kuorien ja lumihiutalekoristeita virkaten? Kenties ulkoistat joulun, ja istut lopuksi nauttimaan onnistuneesti muille delegoitujen töiden hedelmistä? Ehkä vietät tänä vuonna minimalistin joulua, jossa lahjojen saamisen sijaan viedään edellisten vuosien lahjoja kierrätykseen?

On tärkeää keskustella tavoitteista koko tiimin kanssa hyvissä ajoin ja saavuttaa aito yhteisymmärrys.

”Joulu merkitsee eri asioita eri ihmisille, ja siihen liittyvät tarpeet ja vaatimukset voivat muuttua vuosien varrella. On tärkeää huomioida projektin kulttuurisidonnaisuus”, muistuttaa viestintäkoordinaattorimme Vera Aarteinen.

 

Projektin alkuvaiheessa on hyvä idea käyttää aikaa vahvuuksien, heikkouksien, riskien ja mahdollisuuksien kartoittamiseen. Näin osaat allokoida resursseja oikein.

 

Aikataulu, resurssit ja budjetti

”Jokaisen projektin alussa kannattaa listata kaikki tehtävät ylös. Vasta silloin hahmottaa työn määrän. Kun asiat palastelee pieniksi osiksi, tuntuu urakka myös siedettävämmältä. Suosittelen aloittamaan kaikkein inhottavimmasta hommasta, jottei se jää roikkumaan”, vinkkaa viestintäassistentti Krista Lampi.

Pysähdy tarkastelemaan käytössäsi olevaa aikaa, tehtäviä, tiimiä, budjettia sekä muita resursseja, ja muotoile tavoitteesi tarvittaessa uudelleen. Oletko varma, että pystyt motivoimaan työvoiman (teini-ikäinen) suorittamaan heille asetetut tehtävät (kaikkien mattojen tamppaaminen) annetussa aikataulussa?  Pystytkö sitouttamaan _koko_ tiimin toimimaan yhteisten tavoitteiden eteen? Miten motivoit tiimin jäseniä parhaaseen suoritukseen?

 

Huomioi käytössäsi oleva aika, sekä oma henkinen kantokykysi.

Nyt olet jo varmaankin vaihtanut itse tehdyn lanttulaatikon kaupan versioon, tai vähintään valmiista soseesta valmistettuun? Hienoa! Vaikka tavoittelisikin unelmien joulua, tulee projektisuunnitelman aina olla realistinen.

 

 

Projektinjohtaminen ja viestintä

Hyvä johtaja viestii selkeästi ja riittävästi, ja osaa antaa vastuuta päätöksistä myös muille. Hän on myös saatavilla, kun tiimi tarvitsee tukea tai neuvoja ja antaa palautetta projektin edetessä.

”Hyvä viestintä on olennaista kaikissa projekteissa. Älä pimitä tietoa muilta ja pidä kaikki asianosaiset ajan tasalla. Luo heti alussa hyvät tiedon tallennuksen ja jakamisen käytännöt. Ota tarvittaessa käyttöön apuvälineitä kuten Excel tai Trello. Myös perinteiset paperilistat ovat hyviä, kun jotakin saa yliviivattua on tunne mahtava”, hehkuttaa viestintäkoordinaattori Siru Salminen.

Osatavoitteiden saavuttamista on syytäkin juhlia. Se antaa voimia projektin loppuun viemiseen.

”Tykkään itse jakaa jokaisen projektin tehtävän kolmeen pienempään osaan. Se takaa onnistumisen kokemukset jo projektin aikana. Esimerkiksi piparkakkutalon jakaisin taikinan hankintaan, osien leikkaamiseen ja talon kokoamiseen ja koristeluun”, kertoo viestintäkoordinaattori Riina Junila.

 

 

Go Live

Tiimi on ahertanut parhaan kykynsä mukaan, budjetti on ylitetty useaan otteeseen ja monta vastoinkäymistä on taklattu ihan pelkällä sinnikkyydellä. Joulu on saapunut.  On aika ottaa askel taakse ja nauttia tuloksista. Projektinjohtajan on syytä kiittää koko tiimiä hyvin tehdystä työstä.

”Sen sijaan, että jakaa koko projektin ajan keskeneräisiä osatöitä, on hyvä säilyttää mukana yllätyksellisyyttä. Tehdyn työn ainutlaatuisuus ja erityisyys säilyy, kun lopputuloksia esittelee muille vasta sitten, kun ne ovat valmiita. Tämä pätee erityisen hyvin nimenomaan jouluun”, painottaa Vera Aarteinen.

 

Voit hyödyntää jouluvalmisteluissasi projektinhallinnan isäksi kutsutun Henry Ganttin
1800-luvulla kehittämää GANTT-kaaviota.

 

 

Projektin päättäminen

Hyvä projekti päättyy aina palautteen keruuseen ja palautekeskusteluun, jossa arvioidaan onnistumiset sekä kehityskohteet. Jouluprojektissa tyypillinen palaute kuuluu. ”Siis ihan liikaa ruokaa! Ensi vuonna puolet vähemmän!” tai ”Ensi vuonna ei OLLENKAAN lahjoja!”.

Joulu on kuitenkin yksi vaikeimmin hallittavista projekteista, sillä sen kulkua ohjaavat projektisuunnitelman lisäksi ikiaikaiset perinteet, muistot vuosien varrelta, sekä vaikeasti hallittavissa oleva resurssi: ”joulun taika”. Ja ne sukulaiset.

Ensi vuonna siis kaikki suurin piirtein samalla tavalla uudestaan.

 

 

Hyvää joulun aikaa!

 

P.S. Kun projekti on ohi, käytä aikaa sen pois pakkaamiseen. Siivoa materiaalit pois, tallenna tärkeimmät sellaiseen paikkaan, josta löydät ne ensi vuonna.

 

 

Share This